议全面有效的招标采购保密措施

作者：刘营  张磊

招标采购是各方利益博弈的环节，作为投标人，更是千军万马过独木桥，在残酷激烈的竞争中胜出后才能获得唯一的中标机会，与招标人签订合同，某些不良投标人为了取得竞争优势，无孔不入、不择手段，采取种种措施刺探招标项目保密信息；个别行政监督部门或者招标人的上级主管部门工作人员，为了一己之私，通过种种渠道打探招标项目保密信息；更有甚者，招标人及招标代理机构工作人员，监守自盗，利用职务便利泄露招标项目保密信息，获取不法收益。面对各方挑战，招标人必须采取有效保密措施，防止信息泄露。但是，实践证明，招标保密措施过于严格，将有可能影响招标采购的进度，降低招标投标的效率，过于宽松，则起不到保密效果，所采取措施将形同虚设。招标人如何采取全面有效的保密措施呢？对此，笔者认为，应当从招标实施环节、评标环节、招标活动结束后的环节，三管齐下，采取相互衔接、前后兼顾，具备针对性的保密措施，才能够在不影响招标采购效率的情况下有效的保守招标项目保密信息。

一、招标实施环节保密措施

根据招标投标法第22条、第37条的规定，标底、评标委员会成员名单以及购买招标文件的投标人名单等信息，一经确定，必须保密，否则，招标人、招标代理机构或者评标委员会成员将有可能受到外界干扰，影响招标项目的客观公正性。对此，笔者认为应当采取如下保密措施：

（一）招标人及招标代理机构内部保密措施

建议招标人及招标代理机构内部制定相关的规章制度，限制确定和知悉招标项目保密信息的工作人员范围，尽量将该范围缩小，防止范围外人员泄密的同时，增加范围内人员的保密责任，一旦泄密，更容易锁定责任人员。

对于需要在招标人单位内部流转会签的保密文件，要求会签部门所有能够知悉文件内容的工作人员背书签字，并由其亲自标明接收文件时间和发出文件时间，形成完整会签时间链，一旦泄密，可以随藤摸瓜，快速准确的查找泄密环节和具体人员，增加会签人员的保密责任。

在抽取评标委员会技术、经济专家人员名单时，应当派驻监督人员，全程见证和监督抽取过程，制作监督报告，将抽取过程及相关信息记录在案，方便备查。抽取到的专家名单，应当及时装入信封密封，避免无关人员知悉。

（二）针对投标人的保密措施

实践中，在发售招标文件时，招标人通常要求投标人登记投标人名称、代表人姓名及联系方式等信息。为了避免后到的投标人代表了解此前已经购买招标文件的其他投标人的信息，私下联系其他投标人串通投标，建议在登记环节，为每一位投标人单独提供空白的登记表格，登记后收回，然后再放置新的空白登记表格，等待后到的投标人登记，采取该种办法，可以切断不良投标人获取其他投标人信息的可能渠道。

招标人发售招标文件时，如果发售时间过于集中，将促使投标人集中报名购买，不良投标人有可能利用该机会了解其他投标人的相关信息，便于其私下串通，为了避免该类现象发生，建议招标人规定较长时间的文件发售期限。另外，招标文件发售过程中，招标人应当及时提醒已购买招标文件的投标人尽早离开发售现场，避免投标人聚集，减少投标人之间的见面机会。

招标项目设置资格预审、现场踏勘、投标准备会等程序时，招标人切记不要向到场的投标人宣布已购买招标文件的投标人的名单。招标人还要严正声明现场纪律，禁止投标人之间相互交流，串通信息。为了阻碍到场的投标人相互了解、私下串通，招标人有必要派出数倍于投标人的招标人单位人员，冒充投标人，混入投标人群，稀释投标人，该种做法，既可以对不良投标人产生心理压力（投标人很可能认为参加“投标”的投标人数量太多，串通难度很大，放弃串通意图），而且，还可以搜集不良投标人串通的信息和证据，及时纠正和阻止串通行为，间接实现保密目的。

（三）针对造价咨询公司的保密措施

招标项目需要编制标底的，为了防止编制标底的造价咨询公司泄露保密信息，建议招标人与其签订保密协议，保密事项至少包括编制标底的依据、过程信息、标底内容等。保密协议中，造价咨询公司还应当承诺，不得作为投标人参加所编制标底的招标项目的投标，不得接受委托为所编制标底的招标项目的投标人编制投标文件（任何部分），也不得为所编制标底的招标项目的投标人提供咨询服务。造价咨询公司一旦违反上述约定，将承担违约责任，构成犯罪的（如泄露标底、串通投标等），招标人有权提请司法机关追究其刑事责任。

二、评标环节保密措施

我国招标投标法第38条规定，招标人应当采取必要的措施，保证评标在严格保密的情况下进行。评标是泄密行为频发环节，为了防止信息泄露，笔者认为，应当从以下四个方面，采取全面的防范措施：

（一）场所管理

为了保证评标人员不受外界干扰，招标人必须选择具备保密条件的评标场所评标，确定评标地点后，应当对地址严加保密，防止被无关人员获悉。招标人应当尽量选择相对独立、环境僻静、远离市区的评标场所，比如，市郊设有围墙的相对独立的院校、宾馆、度假村等等。评标活动最好不要固定在同一个地点进行，可以事先准备多个备选场所，在临近评标前通过随机抽取方式确定最终的评标场所。如果由于条件所限，招标人必须在固定地点评标的，建议在评标场所入口处设置专人值守，阻止无关人员进入。如果条件允许，可以考虑为评标场所配置通讯信号屏蔽设备，评标过程中，开启设备，切断通讯联络。

（二）人员管理

对于评标人员的保密管理是评标保密措施最为重要的环节。招标人可以考虑从入场管理、过程管理和离场管理三个方面入手。

为了避免评标人员利用随身携带器材工具记录、获取和传递评标信息，招标人应当要求评标人员在进入评标现场前，将其随身携带的电脑（如笔记本电脑、上网本、ipad等）、通讯工具（如手机、小灵通、传呼机等）、储存介质（如移动硬盘、U盘、存储卡等）、音像器材（如照相机、录像机、录音机、录音笔等）全部交由监督人员（实践中多为招标人单位或者招标交易平台监督管理人员）保管，评标过程禁止使用，评标结束后予以返还。为了便于照管上述物品，避免遗失和泄漏评标人员隐私，建议招标人在评标前准备大小适当并带有锁具的储物盒，每位评标人员的物品装入独立的储物盒中，每个储物盒配置两把钥匙，两把钥匙同时使用才能打开储物盒，储物盒上锁后，钥匙由监督人员和评标人员各执一把，分别保管。

评标过程中，招标人应当禁止评标人员私自与外界联系，如若联络，必须通过专人职守的固定电话进行。所指定的固定电话必须设置录音功能，在评标人员通话前，告知其电话具备录音功能，提醒其避免泄露评标信息，否则，有可能依据通话记录追究其泄密责任。评标需要分组进行的，为了避免不同组别的评标人员私下相互串通评标信息，影响独立评审，招标人在评标前有必要划分不同组别的活动区域，要求各个小组的评标人员必须在指定区域活动，不得跨越界线，条件允许的，安排不同组别的评标人员在不同的评标地点或者楼层评标，在每个小组评标场所入口处设置专人值守，阻止无关人员进入。对于每个组别的评标地点等信息，严格保密，不向各小组评标人员透露。评标过程中，监督人员要不定期的对评标现场进行巡视，及时制止不当行为。

最后，为了避免评标人员将评标所用文件资料夹杂携带出评标现场，泄露评标信息，在评标结束后，招标人应当要求评标人员在离场前上缴所有评标文件资料，包括招标文件、投标文件、评标过程文件（如使用过的笔记本、草稿文件、废弃纸张等），需要存档的，存档备查，不需要存档的，汇总后统一销毁。

（三）设备管理

评标过程中，电脑辅助评标的，招标人在评标前应当封闭电脑外部接口（如USB接口），避免评标人员下载评标信息。招标项目使用电子系统评标的，应当设置系统的保密功能，避免泄密，招标项目通过所构建的局域网交互评标信息的，要采用数据加密技术，限制与外部互联网的联系，必要时可以考虑直接物理切断与外部互联网的联系。另外，建议评标现场不要设置传真机、复印机、扫描仪等设备，如有需要，可以配置在监督人员房间，在监督人员监督下使用。为了减轻监督人员的工作压力，震慑不良评标人员，如果条件允许，建议在评标场所设置视频监控系统，由监督人员实时监控评标现场情况，监控信息保留一段时间，一旦泄密，便于调取查看。

（四）文件管理

评标过程中有可能对外发出澄清，对于澄清内容，在正式发出前要由指定的专业人员严格审查，防止保密信息泄露，同时也避免评标人员通过澄清方式诱导投标人员作出倾向性的回复意见。对于评标过程中所使用的招标文件、投标文件、评标过程文件等，只限评标现场使用，不得外带，不得复印。在向评标人员发放用于评审的投标文件前，对于投标文件统一编号，由具体评标人员签字确认后领取使用，评标结束后，按照编号统一收回，如有缺漏或者遗失，由领取该文件的评标人员负责找回。

三、招标活动结束后的保密措施

招标活动结束后的保密工作往往被招标人忽视。实践中，一些招标人对招投标资料管理不严，资料散失、随意借用等现象时有发生，加之个别招标人员素质不高，有些保密事项在不经意间被泄露。招标人应当建立严格的档案管理制度，落实专人管理招标档案，确保密件安全。此外，建议招标人建立泄密应急预案，以便在泄密事件发生时能够及时采取补救措施，控制和消除泄密行为带来的不利影响。

综上所述，招标采购活动中的保密措施是一项系统工程，只在某个环节某个领域采取单一的保密措施是远远不够的，必须从招标采购活动的整个流程出发，采取全面有效的防范措施，封堵每一个可能的泄密渠道，才能够做到万无一失。